Oliver Störing hat zwei Jahrzehnte beim Finanzamt gearbeitet. Er saß in der Einkommensteuer-Veranlagung, führte Betriebsprüfungen durch und verhandelte am Ende Millionen-Beträge mit Konzernen.
Im September 2024 kündigte er seinen Beamtenjob und spricht jetzt offen darüber, worauf das Finanzamt achtet, welche Fehler teuer werden und wie du als Steuerpflichtiger entspannter mit dem Amt umgehst.
Die folgenden Erkenntnisse stammen aus einem ausführlichen Gespräch zwischen Störing und der Journalistin Jasmin Kosubek.
Hier findest du das destillierte Wissen aus 20 Jahren Finanzamt.
Warum die meisten Selbstständigen an den Basics scheitern
Störing bringt es auf den Punkt: Das Grundproblem liegt nicht bei komplizierten Steuerkonstrukten. Die Leute stolpern über elementare Dinge.
In der Schule gibt es kein Fach, das dir erklärt, wie du als Gewerbetreibender deine Kasse führst. Wie Rechnungen formal korrekt aussehen müssen.
Oder wann du welche Voranmeldung abzugeben hast. Jeder kann irgendetwas gut, sagt Störing. Einer macht gute Döner, ein anderer verkauft gut, wieder jemand führt tolle Interviews. Aber die steuerliche Einordnung dieser Tätigkeiten fehlt komplett.
Die Folge: Du verlässt dich auf deinen Steuerberater, ohne zu wissen, ob der überhaupt gute Arbeit leistet. Oder du findest erst gar keinen, weil der Markt leergefegt ist.
Die vier goldenen Regeln für Privatleute
Störing nennt vier Punkte, die jeder beherzigen sollte:
Steuererklärung abgeben. Es klingt banal, aber viele tun es schlicht nicht. Entweder aus Faulheit oder aus Angst, etwas falsch zu machen. Das Problem: Wer die Erklärung nicht abgibt, verschenkt oft mehrere hundert Euro Erstattung. Für ein oder zwei Stunden Aufwand bekommst du manchmal 1.000 Euro zurück. Welchen Stundenlohn hast du sonst?
Alles dokumentieren. Jede Rechnung aufheben. Jeden Vorgang festhalten. Wenn du eine Geschäftsreise machst, schreib dir auf, warum du hingefahren bist. In drei Jahren weißt du das nicht mehr, aber dann kommt vielleicht die Frage vom Finanzamt.
Fragen für den Steuerberater entwickeln. Du musst das Steuerrecht nicht verstehen. Aber du solltest dich so weit einlesen, dass du vernünftige Fragen stellen kannst. Dann merkst du an der Reaktion deines Steuerberaters, ob er Ahnung hat oder nur herumeiert.
Post vom Finanzamt niemals ignorieren. Das ist laut Störing einer der größten Fehler überhaupt. Wer Briefe liegen lässt, Fristen verpasst und nicht reagiert, rutscht schnell in eine Abwärtsspirale aus Mahnungen, Zuschlägen und Vollstreckungsandrohungen.
Was Selbstständige zusätzlich wissen müssen
Für alle, die nicht angestellt sind, kommen weitere Punkte dazu:
Ein Geschäftskonto eröffnen. Wickle deine geschäftlichen Zahlungen nicht über dein Privatkonto ab. Denn wenn du das tust, wird dein Privatkonto im Zweifel zum Geschäftskonto. Bei einer Betriebsprüfung müsstest du es dann vorlegen.
Vernünftige Buchhaltungssoftware nutzen. Rechnungen mit Word oder Excel zu schreiben, ist ein Problem. Diese Dateien sind nachträglich veränderbar und entsprechen nicht den GoBD-Anforderungen (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern). Störing vergleicht das mit einem Schild an der Dönerbude: „Heute nur Barzahlung“ ist genauso eine Einladung zur Betriebsprüfung wie selbstgestrickte Word-Rechnungen.
Den Unterschied zwischen selbstständig und gewerbetreibend kennen. Im Steuerrecht sind das zwei verschiedene Kategorien. Selbstständige im Sinne des Paragrafen 18 EStG sind Katalogberufe wie Rechtsanwälte, Ärzte oder Journalisten. Gewerbetreibende melden ein Gewerbe an und zahlen unter Umständen Gewerbesteuer. Das Wort „Kleingewerbe“ existiert übrigens steuerlich gar nicht. Wenn jemand „Kleingewerbe“ sagt, meint er oft die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer. Das sind aber völlig unterschiedliche Dinge.
Warum ChatGPT bei Steuerfragen gefährlich ist
Störing nutzt KI-Tools selbst, aber nur, weil er erkennt, wann die Antworten Quatsch sind. Er schätzt: 80 Prozent der Antworten, die ChatGPT zu Steuerfragen ausspuckt, sind falsch.
Das Problem geht tiefer: Die KI zitiert manchmal Urteile, die es gar nicht gibt. Oder sie begründet Zusammenhänge, die steuerrechtlich keinen Sinn ergeben. Wenn du das nicht selbst einordnen kannst, übernimmst du den Fehler direkt in deine Steuererklärung.
Seine Empfehlung: KI zum Überblick gewinnen ja, aber niemals als finale Quelle. Für konkrete Fälle brauchst du einen Menschen mit Fachwissen.
Wie eine Betriebsprüfung wirklich abläuft
Störing hat vier Jahre in der Amtsbetriebsprüfung gearbeitet und danach anderthalb Jahre in der Konzernbetriebsprüfung. Hier seine Insider-Einblicke:
Prüfungen folgen nicht nur Verdachtsmomenten. Es gibt ein Zufallsprinzip. Selbst wenn deine Zahlen völlig unauffällig aussehen, kannst du per Zufallsgenerator ausgewählt werden. Das dient der sogenannten Steuergerechtigkeit: Theoretisch kann es jeden treffen.
Der Prüfer macht sich individuelle Schwerpunkte. Er schaut sich deinen Betrieb an und entscheidet dann, wo das größte Risiko liegt. Ein Kiosk an einer Hauptstraße hat andere Probleme als ein Restaurant im Fitnessstudio. Bargeldgeschäfte sind generell ein Fokusthema.
Kontrollmaterial aus anderen Prüfungen kann dich treffen. Wenn eine Firma, mit der du zusammenarbeitest, geprüft wird und dabei herauskommt, dass sie dir 50.000 Euro gezahlt hat, prüft das Finanzamt möglicherweise, ob du diese 50.000 Euro auch erklärt hast.
Verhältnisse müssen stimmen. Wenn deine sonstigen betrieblichen Ausgaben plötzlich explodieren oder das Verhältnis von Einnahmen zu Ausgaben ungewöhnlich aussieht, fällt das auf. Prüfer entwickeln ein Gespür dafür, was normal ist und was nicht.
Fünf Verhaltenstipps während der Betriebsprüfung
Freundlich sein und Kaffee anbieten. Das ist erlaubt. Beim geschmierten Brötchen hört es allerdings auf, weil das als Bestechungsversuch gewertet werden könnte.
Nicht zu viel erzählen. Störing sagt, dass nahezu alle Geprüften ihre komplette Lebensgeschichte ausbreiten. Sie sind stolz auf das, was sie aufgebaut haben. Aber aus diesen Erzählungen können sich neue Prüfungsansätze ergeben. Besser: Nur auf das antworten, was konkret gefragt wird.
Den Steuerberater reden lassen. Wenn du einen guten hast, lass ihn die Kommunikation übernehmen.
Keine Unterlagen ohne Absprache herausgeben. Alles, was du dem Prüfer gibst, sollte vorher mit deinem Steuerberater abgestimmt sein.
Das Schlussgespräch wahrnehmen. Das ist ein Punkt, den viele verschenken. Im Schlussgespräch kannst du noch verhandeln. Wenn der Prüfer 20.000 Euro zuschätzen will und du sachliche Argumente hast, lässt sich das vielleicht auf 10.000 oder 15.000 Euro reduzieren. Wer das Gespräch nicht wahrnimmt, nimmt die volle Summe hin.
Das Kommunikationsproblem zwischen Finanzamt und Bürger
Störing bestätigt, dass die Briefe vom Finanzamt oft bedrohlich wirken. Für 60 Cent zu wenig gezahlte Gewerbesteuer kommt eine Mahnung mit 6 Euro Gebühr und der Androhung einer Zwangsvollstreckung. Das ist maschinell generiert und nicht persönlich gemeint, aber es fühlt sich an wie ein Angriff.
Auch die Steuerbescheide sind schwer verständlich. Seite 1 zeigt, was du zahlen musst oder zurückbekommst. Aber auf den Folgeseiten stehen Erläuterungen und manchmal sogar Rückfragen des Finanzbeamten. Die liest kaum jemand.
Das Finanzamt schickt auch keine Bestätigung, wenn deine Überweisung eingegangen ist. Du schickst mehrere tausend Euro los und hoffst einfach, dass alles richtig ankommt. Störing gibt zu, dass er selbst bei seinen eigenen Steuerzahlungen doppelt und dreifach prüft, ob der Verwendungszweck stimmt.
Die Ursache ist keine böse Absicht. Das Steuerrecht ist über Jahrzehnte gewachsen. Jede Lücke wurde mit neuen Paragrafen gestopft. Das Ergebnis ist eine Komplexität, die selbst Fachleute nicht mehr vollständig überblicken.
Warum Störing nach 20 Jahren kündigte
Die Gründe waren vielfältig. Einer war das Umfeld: Unter Kollegen herrschte oft ein Mindset von „Wann ist wieder Wochenende?“ und „Wie lange muss ich noch bis zur Pension?“. Störing wollte raus aus dieser Bubble.
Ein konkretes Erlebnis brachte das Fass zum Überlaufen. Er saß in einer Schulung zu Grunderwerbsteuer und lernte, dass bestimmte Firmenkonstrukte dazu führen können, dass unten in der Struktur eine Firma Grunderwerbsteuer zahlen muss, obwohl sie davon möglicherweise gar nichts mitbekommt. Keine Grundstücksbewegung, kein Kaufvertrag, nur ein Gesellschafterwechsel auf einer höheren Ebene. Wer die Frist verpasst, riskiert unbegrenzte Verspätungszuschläge und strafrechtliche Probleme.
Da saß er und dachte: Das ist zu viel. Das kann praktisch nicht mehr funktionieren.
Hinzu kam die fehlende Verhältnismäßigkeit bei der Bezahlung. In seinem letzten Job verhandelte er über 6 Millionen Euro Steuern mit einem Konzern. Der Steuerberater der Gegenseite wurde eingeflogen und verdiente für einen Tag wahrscheinlich das Dreifache von Störings Monatsnetto. Eine Kollegin, die mit ihm das Studium abgeschlossen hatte, saß in der Telefonzentrale und beantwortete einfache Fragen. Gleiche Besoldungsstufe.
Was du daraus mitnehmen kannst
Störings wichtigste Botschaft: Angst vor dem Finanzamt ist unnötig, wenn du dich an die Spielregeln hältst. Pünktlich abgeben, vollständig zahlen, auf Briefe reagieren, ordentlich dokumentieren. Wer das macht, hat in der Regel einen entspannten Umgang mit der Behörde.
Die Angst entsteht durch Unwissenheit. Und gegen Unwissenheit hilft nur eins: Dich zumindest so weit einlesen, dass du weißt, welche Fragen du stellen musst.
Störing plant übrigens, als Steuerberater zu arbeiten. Seine 20 Jahre Innenerfahrung könnten sich dabei als ziemlich nützlich erweisen.
FAQ: Häufige Fragen zu Steuern und Finanzamt
Muss ich als Arbeitnehmer eine Steuererklärung abgeben?
Nicht immer. Aber in den meisten Fällen lohnt es sich. Der durchschnittliche Arbeitnehmer bekommt mehrere hundert Euro zurück. Für ein bis zwei Stunden Arbeit ist das ein guter Stundenlohn.
Was passiert, wenn ich Post vom Finanzamt ignoriere?
Die Situation eskaliert. Auf eine verpasste Frist folgen Mahnungen, Verspätungszuschläge und im schlimmsten Fall Zwangsvollstreckungsmaßnahmen. Reagiere lieber einmal zu viel als einmal zu wenig.
Kann ich meine Steuererklärung mit ChatGPT machen?
Davon rät Störing ab. Die KI liefert oft falsche Informationen, zitiert nicht existierende Urteile und stellt Zusammenhänge falsch dar. Ohne eigenes Fachwissen erkennst du die Fehler nicht.
Wie oft werde ich als Selbstständiger geprüft?
Das hängt von der Betriebsgröße ab. Großbetriebe werden praktisch jährlich geprüft. Mittlere Betriebe alle drei bis fünf Jahre. Bei kleinen Unternehmen kann es zehn bis fünfzehn Jahre dauern, aber es gibt auch das Zufallsprinzip.
Was ist der Unterschied zwischen Kleinunternehmer und Kleingewerbe?
Der Begriff „Kleingewerbe“ existiert steuerrechtlich nicht. Die Kleinunternehmerregelung betrifft die Umsatzsteuer und gilt bis zu einer bestimmten Umsatzgrenze. Ein Gewerbe ist entweder ein Gewerbe oder kein Gewerbe, eine „kleine“ Variante gibt es nicht.
Darf der Betriebsprüfer mein Privatkonto einsehen?
Grundsätzlich nicht. Aber wenn du geschäftliche Vorgänge über dein Privatkonto abwickelst, wird es zum Geschäftskonto. Dann hat der Prüfer Zugriff darauf.
Was bedeutet GoBD?
Das sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Vereinfacht: Deine Buchhaltung muss nachvollziehbar, unveränderbar und prüfbar sein. Word- oder Excel-Rechnungen erfüllen das nicht.
Was ist das Reverse-Charge-Verfahren?
Bei bestimmten grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU schuldet nicht der Leistende die Umsatzsteuer, sondern der Leistungsempfänger. Auch Kleinunternehmer können davon betroffen sein und müssen dann trotzdem eine Umsatzsteuererklärung abgeben.
Wie bereite ich mich auf eine Betriebsprüfung vor?
Alle Unterlagen ordnen, Dokumentationslücken schließen, Eigenbelege erstellen, wenn Originalbelege fehlen. Einen Ansprechpartner für den Prüfer benennen. Mit dem Steuerberater die Strategie besprechen.
Was bringt das Schlussgespräch bei der Betriebsprüfung?
Im Schlussgespräch kannst du mit dem Prüfer und seinem Vorgesetzten über strittige Punkte verhandeln. Wer darauf verzichtet, akzeptiert automatisch alle Feststellungen und zahlt unter Umständen mehr als nötig.