Hero Software: Das Betriebssystem fürs Handwerk im großen Überblick

Wenn dein Handwerksbetrieb gerade aus Excel-Listen, Papierordnern und drei verschiedenen Programmen zusammengeflickt ist, kennst du das Chaos im Büro nur zu gut.

Genau an dieser Stelle kommt die Hero Software ins Spiel: eine Komplettlösung, die Angebot, Auftrag, Zeiterfassung, Material, Rechnung und sogar KI-Telefonie in einem System bündelt.

Hero ist eine cloudbasierte Handwerkersoftware aus Hannover, die sich selbst als „Betriebssystem fürs Handwerk“ bezeichnet. Über 40.000 Menschen arbeiten täglich damit, ein Team von rund 240 Mitarbeitenden entwickelt die Plattform weiter. Vom Online-Portal trusted wurde sie als beste Handwerkersoftware für KMU ausgezeichnet, mit Bestnoten in den Bereichen „Angebote, Aufträge & Rechnungen“ sowie „Usability“.

Im Kern deckt die Lösung den kompletten Ablauf eines Handwerksbetriebs ab:

• Kundenverwaltung und Projektmanagement
• Angebote und Rechnungen nach GoBD
• Digitales Aufmaß direkt auf der Baustelle
• Mobile Zeiterfassung über App
• Lagerverwaltung und Materialdisposition
• Baudokumentation und Bautagebuch
• Personalverwaltung inklusive Urlaub
• Schnittstellen zu DATEV, IDS-Connect und Datanorm

Du kannst die Software im Browser nutzen oder unterwegs per App, was gerade auf der Baustelle praktisch ist. Daten, die einmal erfasst sind, fließen automatisch durch den ganzen Prozess. Das spart Doppelarbeit und reduziert Tippfehler enorm.

Die drei Bausteine, die Hero besonders machen

Klassische Handwerkersoftware gibt es viele. Was Hero hervorhebt, sind drei Module, die in den letzten Jahren dazugekommen sind und das System Richtung Automatisierung schieben.

Hero Voice ist ein KI-Telefonassistent. Er nimmt eingehende Anrufe entgegen, qualifiziert sie, dokumentiert das Gespräch und legt direkt eine Aufgabe in deinem Projekt an. Du stehst auf der Baustelle, dein Telefon klingelt nicht durch, aber die Info landet trotzdem sauber im System. Im günstigsten Tarif sind 60 Minuten monatlich enthalten, danach kostet jede Minute 30 Cent. Im größeren Plan gibt es 150 Minuten und einen niedrigeren Minutenpreis.

Hero Wallet kümmert sich um deine Finanzen. Ausgangs- und Eingangsrechnungen werden automatisch abgeglichen, Kunden können online bezahlen, offene Posten lösen Mahnungen aus. Du siehst jederzeit deinen Cashflow, ohne im Online-Banking herumzuklicken.

Hero Copilot ist das Automationspaket mit 14 Modulen. Dazu gehören automatische Terminerinnerungen, Lead-Nachverfolgung, Angebots-Follow-ups, Mailrouting, Teambenachrichtigungen und das automatische Aktualisieren von Aufträgen. Wer den Copilot bucht, kann sich laut Anbieter bis zu 20 Stunden pro Woche an Routinekram sparen. Realistisch ist: Je besser du Prozesse vorher sauber definierst, desto mehr bringt die Automation.

Preise und Tarife im direkten Vergleich

Hero bietet aktuell zwei Pläne: HERO OS und HERO OS Plus. Beide enthalten das volle Betriebssystem, der Plus-Tarif ergänzt um Automation und höhere KI-Limits.

Bei jährlicher Zahlung gibt es 16 Prozent Rabatt. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer, der Gesamtbetrag wird im Voraus für die Vertragslaufzeit fällig. Wichtig zu wissen: Der Plus-Tarif setzt einen kostenpflichtigen Implementierungsservice voraus, weil die Automationen sauber eingerichtet werden müssen.

Für welche Betriebe passt Hero?

Die Plattform ist gewerkeübergreifend aufgebaut. Das heißt, sie funktioniert für SHK genauso wie für Elektro, Maler, Dachdecker, Schreiner, GaLaBau, Photovoltaik, Metallbau oder Trockenbau. Drei Größenklassen lassen sich grob unterscheiden:

• Kleine Betriebe und Selbstständige: Energieberater, Hausmeisterservice, Schädlingsbekämpfer. Hier reicht in der Regel HERO OS mit einer oder zwei Lizenzen.
• Mittelständische Betriebe: SHK, Dachdecker, Schreiner, Maurer mit fünf bis 30 Mitarbeitenden. Oft ist hier der Plus-Tarif sinnvoll, weil die Automation skalierbar wirkt.
• Große Betriebe und Filialstrukturen: Photovoltaik, Bauunternehmen, Elektro mit mehreren Standorten. Auch als White-Label-Plattform für Partnernetzwerke verfügbar.

Checkliste: Passt Hero zu deinem Betrieb?

Bevor du dich entscheidest, geh diese Punkte ehrlich durch:

• [ ] Du hast mindestens einen Mitarbeitenden, der Angebote und Rechnungen schreibt
• [ ] Dein Team arbeitet sowohl im Büro als auch auf der Baustelle
• [ ] Du bist bereit, bestehende Prozesse digital neu zu denken
• [ ] Eine monatliche Investition ab 119 € passt in dein Budget
• [ ] Du nutzt Smartphone oder Tablet aktiv für die Arbeit
• [ ] DATEV-Anbindung oder Schnittstellen zum Großhandel sind dir wichtig
• [ ] Du willst Telefonate nicht mehr verpassen, wenn niemand im Büro sitzt
• [ ] Mitarbeitende sind grundsätzlich offen für digitale Tools

Wenn du mindestens fünf Punkte mit Ja beantwortest, lohnt sich ein kostenloser Probezugang auf jeden Fall.

Support, Community und Einarbeitung

Ein oft unterschätzter Punkt bei Software ist der Service danach. Hero stellt dafür ein Help Center, Video-Tutorials, regelmäßige Webinare und eine Akademie bereit. Telefon-Support und persönliche Einrichtung sind optional buchbar. Zusätzlich gibt es ein Netzwerk mit über 8.000 Handwerkern aus ganz Deutschland, das sich über Gewerke und Prozesse austauscht. Gerade für die erste Einarbeitung hilft das enorm, weil du Fragen direkt an Kollegen aus deiner Branche stellen kannst.

Wer komplett neu mit digitalen Tools startet, sollte das Implementierungspaket einplanen. Die Investition in eine saubere Ersteinrichtung zahlt sich später aus, weil die Software nur dann wirklich rund läuft, wenn Stammdaten, Vorlagen und Workflows zum eigenen Betrieb passen.

Fazit: Lohnt sich der Umstieg?

Die Hero Software ist eine der ausgereiftesten Lösungen am deutschen Markt, wenn es um die Digitalisierung im Handwerk geht. Sie deckt nicht nur die Standardaufgaben ab, sondern geht mit KI-Telefonie, automatisiertem Rechnungsabgleich und 14 Copilot-Modulen einen Schritt weiter als die meisten Mitbewerber. Der Einstiegspreis ist fair, der Plus-Tarif richtet sich klar an Betriebe, die Wachstum planen und Prozesse skalieren wollen. Wenn dein Tagesablauf bisher von Zetteln, verpassten Anrufen und nicht abgerechneten Stunden geprägt ist, holt eine solche Plattform die verlorene Zeit schnell wieder rein. Teste sie kostenlos, bevor du dich festlegst, und nimm dir bewusst Zeit für die Einarbeitung. Genau dann entfaltet das System sein Potenzial.