Zeiterfassung per Zettel und Excel-Tabelle? Das war einmal. Seit 2011 hilft Clockodo Unternehmen dabei, Arbeits- und Projektzeiten digital zu dokumentieren.
Die Cloud-Software aus Deutschland hat mittlerweile über 15.000 Unternehmen überzeugt. Aber taugt das Tool auch für dein Team? In diesem Artikel schaue ich mir an, was Clockodo draufhat, wo die Stärken liegen und an welchen Stellen es noch hakt.
Die Clockodo GmbH hat ihren Sitz in Unna und Fürth. Das Team besteht aus rund 15 Mitarbeitenden, die sich voll und ganz auf ein Produkt konzentrieren.
Anders als bei vielen Konkurrenten gibt es hier keine Ablenkung durch Dutzende andere Softwareprojekte. Das merkt man auch an der kontinuierlichen Weiterentwicklung: Neue Features kommen regelmäßig dazu, ohne dass die Kernfunktionen vernachlässigt werden.
Die Daten werden in deutschen Rechenzentren in Frankfurt und Berlin gespeichert. Microsoft betreibt diese Server, die nach ISO 27001 zertifiziert sind.
Für alle, denen Datenschutz wichtig ist: Clockodo erfüllt die DSGVO-Anforderungen und unterliegt deutschem Recht.
Clockodo deckt drei Kernbereiche ab: Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung. Die Software läuft komplett im Browser oder als App auf dem Smartphone.
Arbeitszeiterfassung
Mit der digitalen Stoppuhr startest und stoppst du deine Arbeitszeit mit einem Klick. Alternativ trägst du Zeiten manuell ein. Für jeden Mitarbeitenden lassen sich individuelle Sollstunden hinterlegen, Überstunden werden automatisch berechnet. Pausen? Die erfasst Clockodo ebenfalls.
Projektzeiterfassung
Das Herzstück der Software. Du legst Kunden, Projekte und Leistungen an und ordnest deine erfassten Zeiten entsprechend zu. Budgets lassen sich hinterlegen, Stundensätze definieren. So siehst du jederzeit, wie viel Zeit und Geld noch für ein Projekt übrig ist.
Abwesenheitsverwaltung
Urlaub, Krankheit, Homeoffice: Alle Abwesenheitsarten lassen sich erfassen. Der Urlaubskalender gibt einen schnellen Überblick über die Verfügbarkeit im Team. Urlaubsanträge durchlaufen einen Genehmigungsprozess.
Was in der Praxis gut funktioniert
Die Benutzeroberfläche ist aufgeräumt und selbsterklärend. Neue Teammitglieder finden sich schnell zurecht, ein aufwendiges Onboarding braucht es nicht. Die Stundentafel mit Drag-and-Drop-Funktion macht die tägliche Zeiterfassung angenehm.
Positiv fällt die Schnittstellen-Vielfalt auf. Clockodo bietet Anbindungen an 28 verschiedene Tools, darunter DATEV, Lexware, sevDesk, FastBill und viele weitere Buchhaltungsprogramme. Erfasste Zeiten wandern so direkt in die Rechnung, ohne dass du sie nochmal abtippen musst.
Die mobile App ist schlank und macht genau das, was sie soll. Zeiten lassen sich unterwegs erfassen, Abwesenheiten beantragen. Offline-Modus inklusive. Das funktioniert auf iOS und Android gleichermaßen gut.
Freelancer profitieren von einem kostenlosen Tarif. Arbeits- und Projektzeiterfassung sind dauerhaft gratis nutzbar, solange du allein arbeitest. Ein fairer Einstieg, um das Tool ohne Risiko kennenzulernen.
Wo Clockodo an Grenzen stößt
Keine Software ist perfekt. Bei Clockodo gibt es ein paar Punkte, die du vor der Entscheidung kennen solltest.
Flexible Arbeitszeitmodelle einzurichten, kann umständlich werden. Gleitzeit mit Kernarbeitszeiten oder komplexe Schichtpläne erfordern Workarounds. Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Arbeitszeitregelungen werden hier mehr manuellen Aufwand haben.
Dynamische Stundensätze fehlen. Nacht- oder Wochenendzuschläge kannst du nicht automatisch hinterlegen. Wer solche Zuschläge regelmäßig abrechnet, muss nachrechnen.
Die mobile App ist rein für die Mitarbeiterseite gedacht. Administrative Aufgaben wie Genehmigungen funktionieren nur über die Weboberfläche. Für Führungskräfte, die viel unterwegs sind, kann das unpraktisch sein.
Projektmanagement-Schnittstellen sind rar. Wer seine Projekte in Asana, Trello oder Jira plant, findet keine direkte Integration. Das bedeutet: Aufgaben und Zeiten müssen parallel gepflegt werden.
Preise und Tarife: Was kostet Clockodo?
Clockodo bietet vier Tarife an:
| Tarif | Preis pro Monat | Hauptfunktionen |
|---|---|---|
| Free | 0 € | Für Solo-Selbstständige, Arbeits- und Projektzeiterfassung |
| Basic | 4 € pro Person | Arbeitszeiterfassung, Abwesenheiten, mobile Apps |
| Pro | 10 € pro Person | Alle Basic-Funktionen plus Projektzeiterfassung, Budgets, Stundensätze |
| Plus-Pakete | +2 € pro Person | SSO, priorisierter Support, SLA, automatische Backups |
Bei jährlicher Zahlung sparst du jeweils 5 Prozent. Für Teams ab 20 Personen gibt es individuelle Angebote mit möglichen Rabatten. Alle Tarife lassen sich 14 Tage kostenlos und unverbindlich ausprobieren.
Im Vergleich zu anderen Zeiterfassungs-Tools liegt Clockodo preislich im Mittelfeld. Günstiger geht es mit ZEP oder Crewmeister, teurer wird es bei TimeTac oder timr.
Für wen eignet sich Clockodo?
Freelancer und Solo-Selbstständige bekommen mit dem kostenlosen Tarif alles, was sie brauchen. Die Projektzeiterfassung hilft dabei, den Überblick über Kundenprojekte zu behalten und nichts zu vergessen.
Kleine und mittlere Teams profitieren von der einfachen Bedienung. Die Einführung klappt schnell, weil die Software intuitiv ist. Gerade für Unternehmen, die zum ersten Mal eine digitale Zeiterfassung einführen, ist die Lernkurve flach.
Agenturen und Dienstleister können ihre abrechenbaren Stunden sauber dokumentieren. Mit den Buchhaltungs-Schnittstellen fließen die Daten direkt in die Rechnung. Budgetübersichten zeigen, ob ein Projekt noch profitabel ist.
Weniger gut passt Clockodo für Unternehmen mit komplexen Arbeitszeitmodellen, vielen Schichten oder dem Bedarf nach dynamischen Zuschlägen. Auch wer primär auf Hardware-Terminals zur Zeiterfassung setzen möchte, sollte sich nach Alternativen umsehen.
Wie schneidet Clockodo in unabhängigen Bewertungen ab?
Die Software sammelt auf verschiedenen Plattformen durchweg gute Noten:
- Google: 4,6 von 5 Sternen (55 Bewertungen)
- Trustpilot: 4,5 von 5 Sternen (39 Bewertungen)
- OMR Reviews: 772 Bewertungen mit einem TrustScore von 9,2 für Benutzerfreundlichkeit
- Capterra: 4,5 von 5 Sternen (22 Bewertungen)
Was in den Bewertungen immer wieder auftaucht: Die intuitive Bedienung und die Projektzeiterfassung werden gelobt. Der Kundensupport reagiert schnell und kompetent. Kritik gibt es vereinzelt für fehlende Funktionen wie dynamische Stundensätze oder die eingeschränkte mobile Admin-Oberfläche.
Ein Beispiel aus der Praxis: Die Hamburger Agentur Storypark gibt an, durch Clockodo bis zu 75 Prozent Zeit bei Abrechnung und Auswertung zu sparen. Die IT-Beratung Kaiserstadt Consulting schätzt die Transparenz bei Projekten und Budgets.
Sicherheit und Rechtliches: Ist Clockodo DSGVO-konform?
Die kurze Antwort: Ja. Clockodo erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung. Die Server stehen in Deutschland, die Daten verlassen nicht den europäischen Rechtsraum.
Auch das EuGH-Urteil zur Zeiterfassungspflicht wird berücksichtigt. Arbeitszeiten lassen sich lückenlos dokumentieren, Pausenzeiten werden überwacht. Falls Grenzwerte überschritten werden, hebt Clockodo entsprechende Einträge farblich hervor. Automatische Warnungen gibt es allerdings nicht.
Für Unternehmen, die einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) brauchen: Den stellt Clockodo zur Verfügung.
Alternativen zu Clockodo: Welche Tools gibt es noch?
Falls Clockodo nicht das Richtige für dich ist, gibt es einige Alternativen:
- ZEP: Günstiger Einstieg, ähnlicher Funktionsumfang
- clockin: Stärker bei Hardware-Terminals
- TimeTac: Mehr Funktionen, aber auch teurer
- Crewmeister: Gut für Teams mit Schichtarbeit
- Personio: Wenn du zusätzlich HR-Funktionen brauchst
Jedes Tool hat seine Stärken. Ein direkter Vergleich lohnt sich, bevor du dich festlegst.
FAQ: Häufige Fragen zu Clockodo
Kann ich Clockodo kostenlos nutzen?
Ja, als Einzelperson ist die Software dauerhaft kostenlos. Der Free-Tarif enthält Arbeits- und Projektzeiterfassung. Teams zahlen ab 4 Euro pro Person und Monat.
Funktioniert Clockodo auch ohne Internet?
Die mobile App hat einen Offline-Modus. Erfasste Zeiten werden synchronisiert, sobald du wieder online bist. Die Weboberfläche braucht eine Internetverbindung.
Welche Buchhaltungsprogramme lassen sich anbinden?
Clockodo bietet Schnittstellen zu DATEV, Lexware, sevDesk, FastBill, Billomat, bexio, QuickBooks und vielen weiteren Tools. Insgesamt sind es über 28 Integrationen.
Gibt es eine Schnittstelle zu Jira oder Asana?
Nein, direkte Integrationen zu Projektmanagement-Tools fehlen. Die REST-API ermöglicht theoretisch eigene Anbindungen, aber das erfordert Entwicklungsaufwand.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Für kleine Teams ist Clockodo innerhalb weniger Stunden einsatzbereit. Mitarbeitende können sofort loslegen, weil die Oberfläche selbsterklärend ist. Bei größeren Unternehmen mit vielen individuellen Einstellungen dauert es entsprechend länger.
Kann ich Clockodo mit Hardware-Terminals kombinieren?
Ja, Anbindungen an Terminals von EasySecure und Datafox sind möglich. Clockodo selbst ist aber eine reine Software-Lösung.
Clockodo macht vieles richtig. Die Software ist einfach zu bedienen, die Projektzeiterfassung ist durchdacht, und die Schnittstellen zu Buchhaltungstools sparen im Alltag Zeit. Für Freelancer ist der kostenlose Tarif ein echtes Argument, für kleine Teams stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis.
Wer komplexe Arbeitszeitmodelle abbilden oder dynamische Zuschläge automatisieren möchte, stößt an Grenzen. Auch die fehlenden PM-Integrationen sind schade für ein Tool mit so starkem Projektfokus.
Am besten probierst du es selbst aus. Die 14-tägige Testphase ist kostenlos und endet automatisch. Du musst nichts kündigen, wenn es nicht passt. So findest du am schnellsten heraus, ob Clockodo zu deinen Anforderungen passt.